Como propietario de una pequeña empresa, ha pasado de ser una empresa unipersonal a tener varios empleados. Ya sea a tiempo parcial o completo, tiene que considerar los impuestos y otros factores al pagar los cheques para el personal. No importa el tamaño de su organización, la nómina puede volverse complicada. Si bien las empresas más grandes a menudo tienen un departamento de nómina dedicado, puede manejar este proceso usted mismo o subcontratar parcialmente.
La nómina incorrecta puede tener ramificaciones importantes, desde baja moral de los empleados y alta rotación hasta sanciones del IRS. Mientras busca optimizar la nómina de su pequeña empresa, comience con los siguientes consejos.
Conceptos básicos de la configuración de la nómina
Para cualquier negocio, la nómina involucra múltiples partes móviles. Si acaba de contratar empleados, asegúrese de que su sistema cumpla con el IRS. Esto implica asegurar:
- Sus trabajadores están debidamente clasificados. Un escenario común que conduce a sanciones, etiqueta a los trabajadores a tiempo completo como contratistas. Si no está seguro acerca de estas clasificaciones y cómo afectan los impuestos, consulte con el Departamento de Trabajo del estado. La clasificación errónea puede resultar en que su negocio deba impuestos y salarios atrasados.
- Su negocio tiene un Número de Identificación de Empleador (EIN). Esencialmente un número de seguro social para empresas, un EIN lo ayuda a obtener ciertas licencias, ofrecer planes de jubilación, abrir una cuenta bancaria comercial y presentar impuestos sobre la nómina. Es posible que necesite EIN a nivel estatal y federal.
- Se ha registrado en un Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales® (EFTPS). Este servicio gratuito le permite pagar impuestos federales en línea. Para comenzar, necesitará una cuenta bancaria comercial y un número de ruta, un EIN, nombre y dirección.
1. Organizarse
Desarrolle un sistema interno para mantener organizada la nómina y evitar sanciones del IRS. Las empresas deben mantener registros de impuestos sobre la nómina durante un mínimo de cuatro años y el Departamento de Trabajo de EE. UU. requiere que las empresas tengan a mano los datos de impuestos sobre la nómina durante al menos tres años. Cada estado también puede tener sus propios requisitos. Teniendo en cuenta estas expectativas:
- Asegúrese de que todos los datos de nómina que tenga estén organizados por año y sean de fácil acceso.
- Mantenga toda la información en un lugar menos propenso a daños por incendios, inundaciones y otros peligros. Se puede recomendar un sitio de almacenamiento.
- Realice una copia de seguridad de los registros electrónicos de su software de nómina, almacenándolos en un dispositivo separado o en una plataforma digital como el almacenamiento en la nube.
2. Comprender las deducciones y los impuestos
Una vez que haya implementado este marco, comprenda los impuestos que deben retenerse o declararse para su personal. Esto normalmente incluye:
- Impuestos federales
- Impuestos estatales y locales sobre la renta
- Impuestos de Seguro Social y Medicare, también conocidos como FICA
- Impuesto Estatal de Cesantía (SUTA)
- Impuesto Federal de Desempleo (FUTA)
3. Establezca un horario
Considere los siguientes factores para emitir cheques y declarar impuestos:
- Plazos: Realice un seguimiento de los grandes plazos, como cuándo enviar información de nómina a un recurso de terceros y presentar sus formularios W-2.
- Evalúa tu presupuesto: Es posible que su negocio necesite ayuda adicional, pero asegúrese de poder pagar a sus trabajadores y los impuestos respectivos mientras equilibra su presupuesto con las leyes salariales y laborales.
- Frecuencia: Determine con qué frecuencia emitirá cheques, teniendo en cuenta las leyes estatales y federales. También asegúrese de que sus empleados reciban sus cheques a tiempo.
- Mantener un estado de pérdidas y ganancias: Comprenda el flujo de efectivo de su negocio, lo que puede indicarle si tiene exceso de personal, si tiene espacio para contratar o si está pagando de más a los proveedores.
4. ¿Tercerizar o internamente?
Como paso final en la configuración de la nómina para su pequeña empresa, determine cómo hará estos cálculos. Las soluciones comunes incluyen:
- Nómina automatizada: Idealmente, este sistema basado en software debería estar basado en la nube para acceder en cualquier momento y en cualquier lugar. El software de nómina puede ahorrar tiempo y generar menos errores.
- Manual: Si bien este enfoque puede ser más económico, también es más propenso a errores, lleva más tiempo y requiere conocimientos de teneduría de libros y prácticas contables.
- Subcontratación: Un servicio de terceros toma su información para procesar y emitir cheques de pago a los empleados y administrar impuestos. Actualmente, con base en datos del
Asociación Nacional de Pequeñas Empresas, poco más del 40 por ciento de las pequeñas empresas subcontratan la nómina y aproximadamente el 20 por ciento elige mantener todas las operaciones internas.
¿Por qué externalizar su nómina?
- Es posible que no tenga tiempo para administrar la nómina, incluso con el software
- Un servicio de terceros a menudo tiene las herramientas para identificar actividades fraudulentas
- Desea priorizar la precisión y evitar sanciones del IRS
- Recibirá orientación de contadores públicos certificados y tenedores de libros sobre deducciones, impuestos y tendrá un segundo par de ojos en los datos que proporcione.
Nómina operativa para su pequeña empresa
Una vez que tenga un proceso de nómina en funcionamiento, deberá pensar en:
- Seguimiento de las horas de los empleados: Especialmente para los empleados que pagan un salario por hora, considere un sistema de seguimiento de tiempo que indique cuándo y cuántas horas trabajaron.
- actualizaciones: Incluso si subcontrata la nómina, manténgase al tanto de los cambios en la ley de impuestos y salarios que podrían afectar lo que se extrae de los cheques de pago de los empleados y actualice a su personal.
- Revisa todo: Asegúrese de que todos los montos de nómina esperados y reales se alineen con cada período de pago. Verifique tarifas, horas extras, propinas, retenciones, deducciones y horas trabajadas e investigue cualquier discrepancia, incluso si está usando un software.
- Actualice periódicamente los registros de los empleados: Cuando la información cambia, sus registros y su sistema de nómina deben reflejarlo. Proporcione formularios para cambiar una dirección, nombre, estado civil o dependientes, ya que estos factores pueden influir en las deducciones e impuestos.
- Piense en cómo administrará los beneficios: Si bien el EFTPS® puede ayudarlo a administrar los impuestos federales, aún debe pensar en el seguro médico, los planes de jubilación y sus respectivos pagos. Puede realizar estos pagos directamente o solicitarle a su proveedor de nómina que los emita.
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